Rechnungs- & Kundensystem

Dieses Dokument beschreibt den vollständigen Aufbau eines Rechnungs-, Mahnwesen- und DATEV-Exportsystems für tv-vermarktung.de. Datenbasis ist Airtable, Generierung läuft serverseitig auf Hetzner. Die Schritte sind sequenziell — Schritt 1 ist Voraussetzung für alle weiteren. Das PDF-Design (Schritt 2) ist bereits fertiggestellt und abgenommen.

Firmendaten

tv-vermarktung.de — Eine Marke der ExtraTippS Deutschland GmbH
Siemensstraße 22a · 61130 Nidderau
Tel. 06187 20 32 961 · produktion@tv-vermarktung.de
USt.-ID: DE359807794 · StNr: 019 232 50024 · HRB 99039 Hanau
Bank: Sparkasse Oberhessen
IBAN: DE25 5185 0079 0027 1889 15 · BIC: HELADEF1FRI

Neue Felder in Tabelle Leads

Neue Tabelle Zahlungseingänge

Bereits vorhandene Felder (für Rechnung)

Anrede · Vorname · Nachname · Unternehmen
Straße · PLZ · Ort · Email
Auftragshöhe · Auftragsdatum · Sender · Kundennummer (AutoNumber)

Ablauf

1. User klickt Button in Airtable (Leads-View)
2. Airtable Automation → POST /rechnung/generieren auf Hetzner
3. Server liest Lead-Felder aus Airtable API
4. Server generiert PDF (reportlab) + ZUGFeRD XML (facturx)
5. Server lädt PDF als Attachment zurück in Airtable-Record
6. Server setzt: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Zahlungsziel
7. Server sendet PDF per E-Mail an Kunde (BCC: produktion@)

PDF-Template Abgenommen v8

Das Template ist fertiggestellt (rechnung.py, v8). Es muss auf den Server übertragen werden.

• Blauer Akzentbalken oben · TV-Logo links
• Firmeninfo rechtsbündig · Trennlinie · Info-Block rechts
• Positionstabelle dynamisch · blauer Gesamt-Block
• Creditreform-Block rechts unten · 3-zeiliger Footer (38 mm Rand)

Positionslogik

positionen = [("Paketpreis " + sender, auftragshöhe)]  # immer
if erweiterung1 > 0: positionen.append(("Erweiterung 1", erweiterung1))
if erweiterung2 > 0: positionen.append(("Erweiterung 2", erweiterung2))
if verlängerung > 0: positionen.append(("Verlängerung",  verlängerung))
if verlängerung2 > 0: positionen.append(("Verlängerung 2", verlängerung2))

netto  = sum(b for _, b in positionen)
mwst   = round(netto * 0.19, 2)
brutto = round(netto + mwst, 2)

Rechnungsnummer-Format JJMMKWNR

Beispiel: 26072801 = Jahr 2026, Juli, KW 28, erste Rechnung.
Laufende Nummer: Airtable nach Rechnungsnummer LIKE '2628%' filtern, max + 1.

Zahlungsziel

def get_zahlungsziel(rechnungsdatum):
    days_to_friday = (4 - rechnungsdatum.weekday()) % 7
    ziel = rechnungsdatum + timedelta(days=days_to_friday)
    if ziel in holidays.Germany():
        ziel -= timedelta(days=1)  # Donnerstag
    return ziel

ZUGFeRD / Factur-X

pip3 install facturx reportlab Pillow holidays requests

Pflichtfelder im XML: Rechnungsnummer, Datum, Zahlungsziel, Verkäufer (vollständig), Käufer, Positionen, Steuern, IBAN.

Eine Rechnung pro Auftrag. Teilzahlungen werden in der Tabelle Zahlungseingänge erfasst. Jede Zahlung trägt die Rechnungsnummer (Pflicht für DATEV).

Summe Eingänge = Brutto     → Zahlungsstatus: Bezahlt
0 < Summe < Brutto          → Zahlungsstatus: Teilbezahlt
Summe = 0                   → Zahlungsstatus: Offen

Nach jeder Buchung: Zahlungsstatus im Lead-Record automatisch aktualisieren.

• Cron-Job Mo–Fr, kein Versand an Wochenenden oder Feiertagen
• Keine Mahngebühren
• Filter: Zahlungsstatus = Offen + entsprechender Zeitabstand

Kontenrahmen SKR03

Buchungslogik

Rechnungsstellung:   8400 (Erlöse) an Debitor (Firmenname)
Zahlungseingang:     1200 (Bank)   an Debitor (Firmenname)

Export: monatlicher CSV-Buchungsstapel im DATEV-Format (EXTF, Version 700). Pflichtfelder je Zeile: Rechnungsnummer · Datum · Debitor · Nettobetrag · Konto 8400 · USt-Konto 1776 · Bruttobetrag.

Wird erst gebaut, wenn das Rechnungssystem vollständig läuft. Details in separatem Briefing.

• URL: kampagnen.tv-vermarktung.de · PW: WayoftheTiger
• 3-Mail-Sequenz an SAT.1-Bestandskunden (230 Kontakte initial)
• Versand: 50/100/200 pro Tag · täglich 08:15 · nie Wochenende/Feiertag
• 4 Tabs: SMTP · Mailtexte · Leadfilter aus Airtable · Statistik
• Abmeldelink integriert · Käufer automatisch ausgeschlossen

• Claude Code CLI verwenden (claude im Terminal)
• Alle generierten Dateien nach /Users/martinwagner/Downloads/
• Dateien immer mit Versionsnummer speichern (_v1, _v2 …)
• Airtable Select-Optionen nicht per Feld-PATCH → typecast: true Workaround
• Server-Deployment: systemd-Service + nginx-Proxy
• Python-Deps auf Hetzner: pip3 install reportlab facturx Pillow holidays requests
• Maximale Worker: gunicorn 2 × CPU-Kerne + 1
• Nicht mit Bauen anfangen ohne explizite Startfreigabe